Ein ambulanter Pflegedienst aus Köln, 240 Mitarbeitende, drei Standorte. Wir nennen ihn hier „Kunde K". Vor jetta: 38 offene Stellen, 70 Tage durchschnittliche Time-to-Hire, dreistellige Beträge pro Hire an einen Personalvermittler. Nach 6 Wochen jetta: 28 unterschriebene Verträge, 0 € an Personalvermittler.
Wie es vor jetta aussah
Kunde K hatte über zwei Jahre hinweg fünf Personalvermittler unter Vertrag, mit einem Honorar zwischen 4.500 € und 7.200 € pro vermittelter Pflegekraft. 2025 wurden so 19 Hires erreicht, durchschnittlicher Personalvermittler-Aufwand: 5.800 €. Die organische Bewerberzahl auf eigene Stellenanzeigen lag bei 14 pro Monat, davon konvertierten 2 zum Vertrag.
Die Hauptengpässe waren: kein durchgängiger Bewerber-Kanal, keine Mehrsprachigkeit, keine Antwort am Abend oder am Wochenende, keine systematische Pre-Boarding-Begleitung.
Setup-Phase (Woche -2 bis 0)
Vor dem produktiven Start haben wir zwei Wochen für die operative Vorbereitung genutzt:
- Anbindung an das BMS (rexx Recruiting) bidirektional über die offene API.
- WhatsApp Business Account auf den Kundennamen registriert, drei Templates für Erstkontakt, Termin-Vorschlag und Termin-Bestätigung freigegeben.
- Wissensbasis aufgebaut: Lohntabelle, Schichtmodelle, Standortdetails, Sondervergütungen.
- Datenschutz-Setup: AV-Vertrag, Bewerber-Hinweis in der ersten Konversation, Opt-Out per Schlagwort.
- Eskalations-Regeln definiert: kritische Themen (Lohnverhandlung, Aufenthaltstitel-Spezialfälle, Beschwerden) gehen direkt an einen Menschen.
Woche 1 bis 6
Wir haben die Anzeigen über Indeed, Stepstone, Instagram und WhatsApp-Werbung ausgespielt. Inbound:
- Woche 1: 89 Bewerber-Erstkontakte, 41 Termine vereinbart, 31 Termine gehalten, 6 Verträge unterschrieben.
- Woche 2: 124 Erstkontakte, 67 Termine, 52 gehalten, 8 Verträge.
- Woche 3: 102, 58, 44, 5 Verträge.
- Woche 4: 138, 71, 56, 4 Verträge.
- Woche 5: 121, 64, 49, 3 Verträge.
- Woche 6: 108, 51, 39, 2 Verträge.
Summe: 682 Erstkontakte, 28 unterschriebene Verträge. Conversion vom Erstkontakt zum Vertrag: 4,1 %, mehr als das Dreifache des historischen Werts.
Der Sprachen-Mix, der den Unterschied gemacht hat
Von den 682 Erstkontakten waren:
- 414 auf Deutsch (61 %)
- 132 auf Polnisch (19 %)
- 69 auf Türkisch (10 %)
- 38 auf Rumänisch (6 %)
- 29 in anderen Sprachen (4 %)
Von den 28 unterschriebenen Verträgen kommen 11 aus Nicht-Deutsch-Erstkontakten. Anders gesagt: 39 % der Hires wären ohne mehrsprachige KI nicht zustande gekommen, weil sie sich gar nicht erst beworben hätten.
Was es gekostet hat
Wir können die Zahlen so offen nennen, weil Kunde K sie nach Projektabschluss freigegeben hat:
- jetta-Lizenz für 6 Wochen (Growth-Tarif): 5.235 €
- Setup-Aufwand (einmalig): 3.500 €
- Bezahlte Anzeigenschaltung (Indeed, Instagram): 8.900 €
- Interne HR-Zeit (anteilig, ca. 60 Stunden à 55 €): 3.300 €
- Summe: 20.935 €, also rund 748 € pro Hire.
Vergleich zur Vorperiode: 5.800 € pro Hire über Personalvermittler. Spar-Effekt: 5.052 € pro Hire, bei 28 Hires ergibt das 141.456 € weniger Personalkosten in 6 Wochen.
Was wir aus dem Projekt gelernt haben
- Mehrsprachigkeit ist kein Nice-to-have. Wer Pflegekräfte in Deutschland sucht und nur Deutsch antwortet, verschenkt 40 % seines Marktes.
- WhatsApp schlägt jeden anderen Kanal. Auch wenn HR das nicht hören mag. Bewerber lesen WhatsApp, sie lesen E-Mail nicht.
- Pre-Boarding ist nicht optional. Von den 28 Verträgen sind 26 zum Antritt erschienen, drei nach den ersten 90 Tagen ausgeschieden. Das ist eine ausgesprochen gute Quote für die Pflege, und sie hängt direkt am Pre-Boarding-Workflow.
- Personalvermittler werden nicht obsolet, aber sie verlieren ihre Monopolstellung. Kunde K nutzt nach wie vor einen Vermittler für sehr spezielle Profile (Wundmanagement, Demenz-Spezialisten). Für die breite Pflegekraft-Akquise nicht mehr.